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如何做好展會開始前的準備工作？

來源：admin 發布日期 2016-07-20 瀏覽：

在進行會展活動時，也有很多小細節需要注意，這樣才能呈現一個令人滿意的展臺設計效果

(1)提供舒適環境

作為參展商，應當向主辦方確認會展場館中的空調、照明、電梯、衛生間等基本設施必須擁有足夠的數量并且確保運行可靠、安全。使會展活動能順利舉行。

(2)安全第一

展會活動其中一個特性是大量的使用者(展商、觀眾、講者、出席會議人士、嘉賓、工作人員等)在活動進行期間逗留或進出會場。保障場地使用者的安全是首要考慮。因此，會展中心內有關安全的設施如消防系統、走火通道、防火裝置、警報系統、廣播設備、緊急照明系統、后備發電機、控制中心等必須保證時刻運作正常。場館的工作人員亦須有足夠的能力去處理隨時可能發生的火警或其他突發緊急事故。

(3)物料和展品進出的便捷

會議展覽活動一經確定，開展的日期一般是難以更改的。貨物裝卸、車輛調度、貨梯、車道等運作和管理，必須配合會展活動的要求，以便大量的物料可以在既定的有限時間內進出會場。因此，保證物料和展品進出場館的便捷就成為管理的重點內容之一，必須為會展中心的企業管理者所重視。

如何做好展會開始前的準備工作？(圖1)

(4)建筑物及設備妥善的維修保養

會展中心建筑物和基本設施的日常維修保養，同樣很關鍵。如因設施的運作突然出現問題或技術支援不足而導致會展活動延誤甚至中止，其代價和后果可能是相當高，而且是非常嚴重的。會展中心場館設施內的設備和系統運作在場館整體營運成本中占有重要部分，良好的維修保養，不僅可以防止設備和系統發生故障，而且還可以延長設備的使用壽命、提供系統的工作效率，從而可降低不必要的水電消耗和更換成本。

(5)慎重增添特別設備或器材

不同類型的會議和展覽活動可能需要一些非常特別的設備或器材，以便于會展活動的正常進行。特殊的設備或器材一般應以租借的方式來滿足特殊會展活動的需求。如果添置過量或特殊器材只是為了滿足個別項目的特別需要，那顯然只會增加日后維修保養的成本和設備的儲存成本。因此，對有關特殊設備的采購應持慎重態度。

(6)注重環保

環境保護是人類共同的課題，任何組織和個人都必須引起高度的關注。從會展活動的實踐考察中我們看到，會展活動往往不重視環保，比如，大量的物料往往在短短數日的活動后便遭丟棄，場地的廢物也難以處理。因此，會展中心的管理者要把環境保護放在一個主意的位置來對待。比如分類處理廢物，盡量增加廢物循環再使用的機會?，F在，有些場館中心已經制定了對環境保護的具體措施，規定了在他們的場館內禁止使用非環保物料。

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